Die Arbeit als Fraktion ist geprägt von Abstimmungsprozessen und Austausch von vielen Inhalten, Anträgen, Informationen sowie der Koordination von Terminen. Wir zeigen auf, mit welchen organisatorischen und technischen Mitteln der Arbeitsaufwand minimiert und die Abstimmung untereinander optimiert werden kann.
Für folgende Fragen wollen wir Ihnen Lösungsansätze aufzeigen:
- Wie behalte ich den Überblick über die Aufgaben der Fraktion?
- Wie vereinfache ich die Terminkoordination der Fraktionsmitglieder?
- Wie stelle ich eine effektive Beantwortung und Pflege von Bürgeranfragen und -kontakten sicher (Stichwort: CRM (Citizen Relationship Management)?
- Welche digitalen Plattformen bieten sich für die gemeinsame Ratsarbeit an?
Das Seminar richtet sich an Fraktionsmitglieder, welche die Kommunikation in der Fraktion verbessern und den Arbeitsaufwand der Fraktion und ihrer Mitglieder minimieren möchten.
Schulungsumfang
- 2 Abende Online á 3 Stunden mit je 15 Minuten Pause oder Tagesseminar
- Bereitstellung der Präsentation (Digital und als Hand-Out)
- Teilnahmeurkunde
Zielgruppe
Fraktionsvorsitzende, Fraktionsgeschäftsführer oder Fraktionsmitglieder bzw. Mitglieder des Fraktionsbüros
Anzahl Teilnehmer
Max. 10-12 Teilnehmer
Format
Vortrag (PowerPoint-Präsentation) mit Live-Elementen (Vorführen von Systemen und Möglichkeiten)
Ablauf
| Block | Inhalt |
| 1 | Intro Begrüßung und Agenda Vorstellungsrunde |
| 2 | Stand der Dinge Überblick über die Aufgaben und Tätigkeiten in der Fraktion / im Fraktionsbüro Vorstellung der Teilnehmer wie die Arbeitsabläufe derzeit vor Ort sind |
| 3 | Rechtssicher arbeiten Rahmenbedingungen aus dem Kommunalrecht, Datenschutz und der Informations- und IT-Sicherheit beachten und umsetzen |
| 4 | Aufgaben Management Einführung in die Agile Arbeitsorganisation Moderne Online-Tools für das Aufgaben-Management |
| 5 | Termine und Teilnahmen Heimvorteil: Was Android und Smartphone Handy schon von Haus mitbringen Terminabfragen schnell und sicher durchführen Zentrale Teamkalender einrichten und verwalten |
| 6 | Bürgeranfragen organisieren Bürgeranfragen mit E-Mail und CRM-Systemen verwalten /Citizen Relationship Management) Mit Newslettern in Kontakt bleiben WhatsApp als Mittel zum Bürgerdialog |
| 7 | Hybrid und Digital Fraktionssitzungen und Abstimmungstermine digital unterstützen Funktionsvergleich der Videokonferenz-Plattformen Sinnvolle Technik für hybride und digitale Sitzungen |
| 8 | Die Abstimmung untereinander verbessern Digitale Plattformen wie NextCloud & Teams für die Arbeit als Fraktionsteam einsetzen Ordern-Struktur für die fraktionsarbeit Gemeinsam an Anträgen arbeiten Archivierung sicherstellen und alte Unterlagen digital archivieren NextCloud als Beispiel für die gemeinsame Fraktionsarbeit |
| 9 | Offene Diskussionsrunde, Fragen und Feedback Beantwortung offener Fragen und Feedback-Runde |